Erster Mitarbeitender: Diese Anmeldungen sind erforderlich
Erster Mitarbeitender an Bord: Haben Sie schon seine Steueridentifikationsnummer für das Finanzamt? Inhaltsverzeichnis Personal 22. April 2025 Erster Mitarbeitender: Diese Anmeldungen sind erforderlich Sie wollen Ihren ersten Mitarbeitenden einstellen? 8 Tipps, welche Anmeldungen und Informationen Sie jetzt benötigen. Von Jörg Wiebking Jörg Wiebking Journalist Jörg Wiebling kennt die Herausforderungen der Selbstständigkeit aus 14 Jahren eigener Erfahrung. Der Journalist und Ökonom ist zuständig für Themenplanung und Strategie, für heiße Eisen und schwierige Fälle. Schwerpunkte: Steuern und Finanzierung wiebking@handwerk.com Facebook Xing Twitter Verfasste Artikel Auf einen Blick: Wer seinen ersten Mitarbeitenden einstellt, muss jede Menge Behörden kontaktieren: Arbeitsagentur und Unfallkasse, Finanzamt und Krankenkasse, vielleicht auch Rentenversicherung, Minijobzentrale und eine Sozialkasse. Mindestens eine Information benötigen Sie von Ihrem neuen Mitarbeitenden so früh wie möglich – weil die Beschaffung mehrere Wochen dauert, falls er sie nicht hat. 1. Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen Bevor Sie den ersten Mitarbeitenden einstellen, müssen Sie eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Die Betriebsnummer benötigen Sie für die Anmeldung bei der Sozialversicherung und für Beitragszahlungen. Die Betriebsnummer beantragen Sie online unter https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/betriebsnummern-service Dort wird die Nummer automatisiert sofort vergeben und angezeigt. 2. Unternehmensnummer bei der Unfallversicherung beantragen Während des Antrags der Betriebsnummer werden Sie unter Punkt 4 „Betriebliche Angaben“ nach Ihrer Unternehmensnummer gefragt. Diese Nummer finden Sie auf dem Zuständigkeits- oder Beitragsbescheid Ihres Unfallversicherungsträgers. Falls Sie noch keine Unternehmensnummer haben, dann können Sie aus dem Betriebsnummer-Antrag heraus per Link direkt zur gesetzlichen Unfallversicherung wechseln. Oder Sie melden Ihr Unternehmen schon vorher bei der Unfallkasse an unter https://serviceportal-uv.dguv.de/ . 3. Erforderliche Unterlagen für die Anmeldung neuer Mitarbeitender Für die Meldung beim Finanzamt und der Krankenkasse benötigen Sie von Ihrem neuen Mitarbeitenden vorher: Steueridentifikationsnummer Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse Nachweis der Elternschaft (dabei geht es um den Pflegeversicherungszuschlag für Kinderlose) sein Geburtsdatum seine Steueridentifikationsnummer seine Steuerklasse Ein Sozialversicherungsausweis ist nicht mehr erforderlich. Stattdessen können Sie den Versicherungsnummernachweis bei der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung abrufen. Tipp zur Steueridentifikationsnummer: Die findet Ihr neuer Mitarbeitender auf der Lohnsteuerbescheinigung des alten Arbeitgebers, aber auch in jedem anderen Brief und Bescheid des Finanzamtes. Das Suchen lohnt sich: Denn andernfalls muss er seine Steuer-ID beim Bundeszentralamt für Steuern unter identifikationsmerkmal.de abfragen. Die Antwort gibt es nur per Post und die Bearbeitungsdauer kann aktuell acht Wochen betragen (Stand: 22. Februar 2025). [Tipp: Sie wollen beim Thema Recht und Personal im Handwerk nichts verpassen? Nutzen Sie den kostenlosen Newsletter von handwerk.com. Jetzt hier anmelden! ] 4. Beim Finanzamt registrieren Sie müssen Ihren Betrieb als Arbeitgeber beim Finanzamt anmelden, damit Sie dort Arbeitnehmer anmelden und Lohnsteuerdaten abfragen können. Anmelden müssen Sie sich über das Portal Elster. Die Aktivierungsdaten stellt Ihnen das Finanzamt per Post innerhalb von zwei Wochen zu. 5. Anmeldung des Mitarbeitenden beim Finanzamt Sie benötigen für die Gehaltsabrechnung die elektronischen Lohnsteuermerkmale (ELStAM) Ihres neuen Mitarbeitenden. Dazu müssen Sie ihn per ELSTER oder mit Ihrer Lohnabrechnungssoftware beim Finanzamt anmelden. 6. Anmeldung des Mitarbeitenden zur Sozialversicherung Als Arbeitgeber müssen Sie den Mitarbeitenden auch bei dessen Krankenkasse anmelden. Die Anmeldung ist ausschließlich elektronisch möglich: entweder über Ihr Lohnabrechnungsprogramm oder im SV-Meldeportal . Die Anmeldung muss mit der ersten Entgeltabrechnung erfolgen, spätestens jedoch sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Mit der Anmeldung bei der Krankenkasse erfolgt automatisch die Anmeldung bei den anderen Sozialversicherungen (Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung). Die Krankenkassen sind die zentralen Meldestellen zur Sozialversicherung. Sie ziehen die Sozialabgaben ein und leiten sie an die Rentenversicherung und Arbeitsagentur weiter. Für Minijobber gelten andere Regeln: Minijobber melden Sie bei der Minijob-Zentrale an. Die Anmeldung beim Finanzamt und der Krankenversicherung entfallen damit. Die Anmeldung muss mit der ersten Lohnabrechnung erfolgen, spätestens jedoch sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung. 7. Sofortmeldung für Bau und Gebäudereiniger bei der Rentenversicherung In einigen Gewerken ist eine Sofortmeldung an den Rentenversicherungsträger oder die Minijob-Zentrale erforderlich. Sie muss spätestens am ersten Arbeitstag erfolgen. Im Handwerk betrifft das das Baugewerbe und das Gebäudereinigungsgewerbe. Die Sofortmeldung ist über das Lohnprogramm möglich oder im SV-Meldeportal . Sie ersetzt nicht die Anmeldung bei der Krankenkasse. 8. Anmeldung bei den Sozialkassen (Soka) In Gewerken mit Sozialkassen (Soka), wie dem Bauhauptgewerbe, müssen Sie Mitarbeitende auch dort anmelden. Tipp: Sie wollen beim Thema Personal und Recht nichts verpassen? Nutzen Sie den kostenlosen Newsletter von handwerk.com. Jetzt hier anmelden! Diese Artikel könnten Sie auch interessieren: Personal 5 Tipps: So begrüßen Sie neue Mitarbeiter richtig! Ein guter Start ist wichtig – für den neuen Mitarbeiter und für das Team! 5 Tipps von handwerk.com-Autor Klaus Steinseifer zeigen, wie Sie den ersten Arbeitstag optimal gestalten. Artikel lesen Seite nicht gefunden Artikel lesen Anzeige Werden Sie online für Bewerber sichtbar(er) Qualifizierte Mitarbeiter zu finden ist ein komplexer Prozess, bei dem viele Räder ineinandergreifen müssen. COCO vereint diese Räder in einer einfachen Lösung – ergänzt durch professionelle Services für Ihren Betrieb. Mehr erfahren! Personal IT-Recht Tipps, Downloads und News für Ihren Betrieb: der handwerk.com-Newsletter Abonnieren Sie jetzt den kostenlosen handwerk.com-Newsletter! Hier kostenlos anmelden Wir haben noch mehr für Sie! Praktische Tipps zur Betriebsführung und Erfahrungsberichte von Kollegen gibt es dienstags und donnerstags auch direkt ins Postfach: nützlich, übersichtlich und auf den Punkt. Melden Sie sich jetzt für unseren Newsletter an – schnell und kostenlos! Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt. Zu statistischen Zwecken führen wir ein anonymisiertes Link-Tracking durch. Das könnte Sie auch interessieren: Steuern So funktioniert die Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt Handwerker und Unternehmen sollten Freistellungsbescheinigungen vom Finanzamt regelmäßig prüfen. So vermeiden sie steuerliche Fallstricke. Steuern Steuern 5 Tipps für Ihren Einspruch gegen den Steuerbescheid Rund 2,5 Millionen Steuerbescheide haben Finanzämter 2023 nach Einsprüchen zugunsten der Steuerzahler geändert – ganz ohne Klagen. Worauf Sie achten müssen. Steuern Experte seines Handwerks Bäckerhandwerk: Was macht eigentlich ein Brot-Sommelier? 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Die Betriebsnummer beantragen Sie online unter https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/betriebsnummern-service Dort wird die Nummer automatisiert sofort vergeben und angezeigt. 2. Unternehmensnummer bei der Unfallversicherung beantragen Während des Antrags der Betriebsnummer werden Sie unter Punkt 4 „Betriebliche Angaben“ nach Ihrer Unternehmensnummer gefragt. Diese Nummer finden Sie auf dem Zuständigkeits- oder Beitragsbescheid Ihres Unfallversicherungsträgers. Falls Sie noch keine Unternehmensnummer haben, dann können Sie aus dem Betriebsnummer-Antrag heraus per Link direkt zur gesetzlichen Unfallversicherung wechseln. Oder Sie melden Ihr Unternehmen schon vorher bei der Unfallkasse an unter https://serviceportal-uv.dguv.de/ . 3. 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Schwerpunkte: Steuern und Finanzierung wiebking@handwerk.com Facebook Xing Twitter Verfasste Artikel Auf einen Blick: Wer seinen ersten Mitarbeitenden einstellt, muss jede Menge Behörden kontaktieren: Arbeitsagentur und Unfallkasse, Finanzamt und Krankenkasse, vielleicht auch Rentenversicherung, Minijobzentrale und eine Sozialkasse. Mindestens eine Information benötigen Sie von Ihrem neuen Mitarbeitenden so früh wie möglich – weil die Beschaffung mehrere Wochen dauert, falls er sie nicht hat. 1. Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen Bevor Sie den ersten Mitarbeitenden einstellen, müssen Sie eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Die Betriebsnummer benötigen Sie für die Anmeldung bei der Sozialversicherung und für Beitragszahlungen. Die Betriebsnummer beantragen Sie online unter https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/betriebsnummern-service Dort wird die Nummer automatisiert sofort vergeben und angezeigt. 2. 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Erforderliche Unterlagen für die Anmeldung neuer Mitarbeitender Für die Meldung beim Finanzamt und der Krankenkasse benötigen Sie von Ihrem neuen Mitarbeitenden vorher: Steueridentifikationsnummer Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse Nachweis der Elternschaft (dabei geht es um den Pflegeversicherungszuschlag für Kinderlose) sein Geburtsdatum seine Steueridentifikationsnummer seine Steuerklasse Ein Sozialversicherungsausweis ist nicht mehr erforderlich. Stattdessen können Sie den Versicherungsnummernachweis bei der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung abrufen. Tipp zur Steueridentifikationsnummer: Die findet Ihr neuer Mitarbeitender auf der Lohnsteuerbescheinigung des alten Arbeitgebers, aber auch in jedem anderen Brief und Bescheid des Finanzamtes. Das Suchen lohnt sich: Denn andernfalls muss er seine Steuer-ID beim Bundeszentralamt für Steuern unter identifikationsmerkmal.de abfragen. 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Die Anmeldung ist ausschließlich elektronisch möglich: entweder über Ihr Lohnabrechnungsprogramm oder im SV-Meldeportal . Die Anmeldung muss mit der ersten Entgeltabrechnung erfolgen, spätestens jedoch sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Mit der Anmeldung bei der Krankenkasse erfolgt automatisch die Anmeldung bei den anderen Sozialversicherungen (Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung). Die Krankenkassen sind die zentralen Meldestellen zur Sozialversicherung. Sie ziehen die Sozialabgaben ein und leiten sie an die Rentenversicherung und Arbeitsagentur weiter. Für Minijobber gelten andere Regeln: Minijobber melden Sie bei der Minijob-Zentrale an. Die Anmeldung beim Finanzamt und der Krankenversicherung entfallen damit. Die Anmeldung muss mit der ersten Lohnabrechnung erfolgen, spätestens jedoch sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung. 7. Sofortmeldung für Bau und Gebäudereiniger bei der Rentenversicherung In einigen Gewerken ist eine Sofortmeldung an den Rentenversicherungsträger oder die Minijob-Zentrale erforderlich. Sie muss spätestens am ersten Arbeitstag erfolgen. Im Handwerk betrifft das das Baugewerbe und das Gebäudereinigungsgewerbe. Die Sofortmeldung ist über das Lohnprogramm möglich oder im SV-Meldeportal . Sie ersetzt nicht die Anmeldung bei der Krankenkasse. 8. Anmeldung bei den Sozialkassen (Soka) In Gewerken mit Sozialkassen (Soka), wie dem Bauhauptgewerbe, müssen Sie Mitarbeitende auch dort anmelden. Tipp: Sie wollen beim Thema Personal und Recht nichts verpassen? Nutzen Sie den kostenlosen Newsletter von handwerk.com. Jetzt hier anmelden! Diese Artikel könnten Sie auch interessieren: Personal 5 Tipps: So begrüßen Sie neue Mitarbeiter richtig! 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Die Krankenkassen sind die zentralen Meldestellen zur Sozialversicherung. Sie ziehen die Sozialabgaben ein und leiten sie an die Rentenversicherung und Arbeitsagentur weiter. Für Minijobber gelten andere Regeln: Minijobber melden Sie bei der Minijob-Zentrale an. Die Anmeldung beim Finanzamt und der Krankenversicherung entfallen damit. Die Anmeldung muss mit der ersten Lohnabrechnung erfolgen, spätestens jedoch sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung. 7. Sofortmeldung für Bau und Gebäudereiniger bei der Rentenversicherung Die Sofortmeldung ist über das Lohnprogramm möglich oder im SV-Meldeportal . Sie ersetzt nicht die Anmeldung bei der Krankenkasse. 8. Anmeldung bei den Sozialkassen (Soka) Tipp: Sie wollen beim Thema Personal und Recht nichts verpassen? Nutzen Sie den kostenlosen Newsletter von handwerk.com. Jetzt hier anmelden! Diese Artikel könnten Sie auch interessieren: Personal 5 Tipps: So begrüßen Sie neue Mitarbeiter richtig! 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